Actualmente las empresas manejan ingentes cantidades de información. En consecuencia requieren de sistemas que les permitan organizar la información, optimizar la forma de trabajar con ella y lograr los mejores resultados. Es aquí cuando entran en juego los software de gestión ERP.
Los ERP o Enterprise Resource Planning, son software de planificación para gestionar y manejar la información de la compañía. Se suelen implantar en diferentes áreas de la empresa agilizando los procesos a través de la disposición organizada de los datos, informes, facturas, información comercial, otros documentos y herramientas que permiten una mejor gestión diaria de la compañía.
Los ERP cuentan con dos ventajas que los hacen únicos y eficientes frente a otros sistemas de gestión: son modulares y configurables. Los ERP están compuestos por módulos. Cada uno de ellos gestiona uno de los diferentes departamentos de la empresa. Todos ellos vuelcan la información obtenida en una base de datos común. Además, el hecho de ser configurables permite que se adapten a las necesidades del cliente. Sus principales inconvenientes radican en el elevado precio que a veces alcanza su instalación y en el tiempo de implantación que puede conllevar adaptar el software a la empresa.
Clasificación de los ERP
A la hora de seleccionar un ERP, estos se pueden clasificar en función de diferentes criterios. Algunos de ellos son los siguientes:
Diseño:
- ERP a medida: La opción más cara, ya que se trata de un sistema exclusivo para una empresa. Se trata de un ERP adaptable al 100%.
- ERP predefinido: Tienen la ventaja de que son fáciles de introducir al estar ya testeado su diseño. Son menos caros y tienen módulos extra haciendo más sencilla la instalación.
Instalación:
- On Premise o local: El sistema se configura en los servidores de la empresa, cuya configuración y mantenimiento serán responsabilidad de la empresa.
- On Demand o Cloud: El sistema está instalado en la nube, es decir, en los servidores de un proveedor cloud como puede ser GCP, AWS o Azure. Las principales ventajas es que permite una rápida implementación, una mayor escalabilidad al poder añadir más recursos con tan solo un clic, una mayor seguridad, así como una permanente disponibilidad y constante acceso para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Solución:
- ERP verticales: Son aquellos ERP que se han desarrollado centrándose en el normal funcionamiento diario de un sector concreto, de esta forma quedan mejor atendidas las necesidades de la compañía.
- ERP horizontales: Están diseñados con funcionalidades más genéricas, pudiendo ser implementados en cualquier empresa, con el inconveniente que necesitan cierta adaptación al negocio.
Software:
- ERP Open Source: aquellos que tienen una licencia de código abierto, son desarrollados y mantenidos por una comunidad de desarrolladores, lo que permite descargarlos e instalarlos de manera gratuita. Al ser de código abierto permite modificaciones de forma que se adapte a las necesidades concretas, permitiendo que se puedan incorporar funcionalidades adaptadas al negocio. Es importante destacar que unas licencias Open Source son más restrictivas que otras, algunas de ellas obligan a liberar las modificaciones que se hagan al código.
- ERP privados: aquellos que son software propietario, ofrecidos por otras empresas y que tienen un coste para los clientes finales.
Aspectos a considerar en la instalación de un ERP
Debido al proceso de implantación y los coste que supone, cuando una empresa plantea implementar un ERP, debe considerar varios factores:
- Las necesidades de la empresa: Una vez detectados los beneficios que aporta un ERP para la mejor operatividad de la compañía, deben tenerse en cuenta múltiples factores para que este llegue a satisfacer las carencias actuales.
- El tamaño de la empresa: No es lo mismo instalar un ERP para una empresa grande que para una PYME. Las funciones, capacidades y necesidades de los software son diferentes.
- El número de departamentos: Hay que estudiar cuántos módulos se van a necesitar dentro del ERP, así como la interconexión entre los diferentes usuarios de la plataforma y sus correspondientes departamentos.
- El sector de la empresa: Existen diferentes soluciones o servicios dependiendo del sector y actividad donde se opere, no se precisan las mismas funcionalidades de un ERP en la industria química, en la del calzado, en la cerámica, o en sectores como el agrícola, el textil o el reciclaje y la gestión de residuos.
- El volumen de actividad: En relación con lo anterior, conviene plantearse si el volumen de actividad generado es suficiente como necesitar la instalación de un ERP.
- El presupuesto: El presupuesto del que disponga la empresa condicionará en gran medida la solución a implementar.
Todos estos factores condicionan el ERP a elegir por la empresa. No obstante, se recomienda los siguientes:
- SAP ERP: Energía y recursos naturales, industria, servicios públicos, banca y finanzas, moda…
- SolMicro: Sector industrial, vinícola, construcción, ingeniería, servicios…
- Microsoft Dynamics NAV: Servicios, finanzas, área de marketing, área de ventas, área de atención al cliente…
- Quonext: Industria, distribución, servicios, turismo…
- Sage: Fabricación, distribución, fabricación por procesos, industria…
- Odoo: Sitios web, empresa, finanzas, fabricación, comercio…
- Acumatica: Servicios, comercio, fabricación, distribución, construcción, tecnológico…
- Netsuite: Industria, tecnológico, consultoría, salud. comercio, publicidad y medios, fabricación…
- OpenBravo: Comercio, retail, servicios…
- Xtuple: Fabricación, distribución, industria…
La alternativa al ERP, el CRM
Si una empresa quiere gestionar la información de sus clientes y automatizar procesos de marketing con la misma, la solución pasa por un CRM. El CRM o Customer Relationship Management es un tipo de software de gestión de la información surgido a partir del ERP. A diferencia de este, los CRM se centran exclusivamente en el marketing, las ventas y los clientes de la empresa. Además de administrar la información de los clientes, permiten la automatización del marketing mejorando la eficiencia y los costes de la empresa. HubSpot o ZohoCRM son algunos ejemplos de este software. En esta entrada se encuentra más información sobre este tipo de software así como otras herramientas que pueden ayudar en la gestión de una empresa.
